Administrativ praksis i NF Ellebakken: Bestyrelsens ABC
Dokumentet her er til for at hjælpe bestyrelsen for NF Ellebakken fx når nye bestyrelsesmedlemmer tiltræder bestyrelsen og for at skabe gennemsigtighed for medlemmer af Nyttehaveforeningen. Dokumentet beskriver, hvad bestyrelsen laver, hvilke aktiviteter der er i løbet af året og procedurer/praksis for ventelister, fordeling af skure og havelodder, dispensationer, udmelding mv.
Dokumentet opdateres og tilpasses efter behov.
Tidsplan: Årets gang for bestyrelsen og NF Ellebakken.
Januar: Bestyrelsen afholder årets første bestyrelsesmøde. Her drøftes dagsorden til generalforsamling og forslag fra medlemmerne. Formanden sender en indkaldelse til generalforsamlingen.
Medio marts: Medlemmerne på den interne venteliste for lodder og medlemmerne på ventelisten for skure får besked om at møde op på foreningens åbningsdag den sidste søndag i marts.
Ultimo marts: Generalforsamling afholdes inden udgangen af marts.
Ultimo marts: Foreningens officielle åbningsdag ligger altid den sidste søndag i marts, og er derfor den første kontortid i året. Herefter er der kontortider hver søndag fra april-juni kl. 10- 12 og den første søndag i månederne fra august-oktober kl. 11-12. Der er ikke kontortider i juli.
Det bestyrelsesmedlem der har kontorvagten, noterer i kontorbogen, om eventuelle betalinger, informationer, dispensationer og opskrivning på blanketter til ventelister.
Blanketterne anbringes i lommen i kontorbogen.
Primo april: Ansøgere på den eksterne venteliste får besked om at møde op i kontortiden på en fastsat søndag i april måned.
Primo maj: Den første søndag i maj optages nye medlemmer på den eksterne venteliste.
Maj: I maj afholdes arbejdsweekend for alle medlemmer med efterfølgende introduktion til nye medlemmer af foreningen.
Primo juni: Nye medlemmer får anvist en plads i et skur, og der gives besked til de medlemmer, der skal dele skur med et eller flere nye medlemmer.
Ultimo juni: Sankthans aften afholdes for og sammen med foreningens medlemmer.
August: I løbet af august afholdes sommerfest for foreningens medlemmer.
Ultimo oktober: Haveårets afslutning markeres på månedens sidste søndag med flagnedtagning. Efter haveårets afslutning i oktober udarbejdes der en liste over ledige lodder og pladser i skure fra de medlemmer, der har meldt sig ud af foreningen.
Bestyrelsens opgaver
Bestyrelsen holder normalt 7-8 bestyrelsesmøder om året, eller efter behov, hvor både repræsentanter og suppleanter deltager. Der skrives altid referat, som efterfølgende sendes ud til medlemmerne, hænges op i informationsskabet ved indgangen til haven og lægges op på foreningens hjemmeside under fanen ”referater”.
Ønsker et medlem, at bestyrelsen drøfter et særligt punkt eller tager stilling til fx ønske om opsætning af drivhus på havelod eller en dispensation i forhold til foreningens ordensregler kontaktes formanden. Henvendelsen tages op under dagsordenspunktet ”medlemssager”.
Bestyrelsen har uddelegeret opgaver til følgende udvalg:
Vurderingsudvalg: De vurderer værdien af de privatejede huse når medlemmer vil sælge. Husene tilbagekøbes af NF-Ellebakken. Vurderingen udarbejdes af de medlemmer, der har deltaget i Kolonihaveforeningens kursus, efter Kolonihaveforeningens vurderingsregler.
Ukrudtsudvalget: Medlemmerne i ukrudtsudvalget er udpeget af bestyrelsen, og besigtiger 2 gange om året havens lodder for at se om de er rimelig rensede for ukrudt. Hvis det ikke er tilfældet, skriver ukrudtsudvalget til medlemmerne om deres pligt til at fjerne ukrudtet på loddet og de tilhørende gangarealer, at de i givet fald kan miste retten til loddet.
Skurudvalget: Medlemmerne af skurudvalget vurderer 1-2 gange om året om medlemmerne overholder deres pligt til at vedligeholde deres skure og sender om nødvendigt besked om at udbedre manglerne. Hvis manglerne ikke udbedres, kan medlemmerne miste retten til af have et af foreningens skure.
Hjemmesideudvalg: Hjemmesiden indeholder referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlingen, foreningens vedtægter og ordensregler, ventelisten for lodder og en oversigt med aktiviteter. Medlemmer af bestyrelsen og fra haven sikrer at, hjemmesiden bliver løbende ajourført.
Udvalg til fælles arbejde: Bestyrelsen har mulighed for at etablere arbejdsgrupper bestående af medlemmer fra bestyrelsen og haven, der kan planlægge og styre de fælles arbejdsopgaver, der skal gennemføres i årets samt deltage i sommer- og Sct. Hans fester.
Intern venteliste
Optagelse på den interne venteliste: Medlemmer, der ønskes optaget på den interne venteliste for lodder, skal i forvejen have mindst et havelod, og møde op i kontortiden. Her udfylder medlemmet en blanket med dato, navn, adresse, telefon, mail, nummer på nuværende havelod, ønske om nyt havelod, samt underskrift af medlemmet og et bestyrelsesmedlem.
Ønsket føres ind på den interne venteliste og blanketten sættes ind i plastmappen i den RØDE MAPPE.
Behandling af ønsker: Ved haveårets start behandles medlemmernes ønsker på den interne venteliste. Medlemmerne indkaldes og skal møde op i kontortiden. Medlemmernes ønsker behandles efter rækkefølgen på ventelisten. Ønsker der matcher med listen over ledige lodder fordeles først. Blanketten tilrettes med ny dato, nummer på loddet og eventuelle afgivne lodder, og sendes videre til kassereren. Bytning af et lod er betinget af det afgivne lod er rimelig fri for ukrudt.
Medlemmets og bestyrelsens lejekontrakter rettes til med ny dato, nyt lodnummer og underskrives af medlemmet og et bestyrelsesmedlem.
Den interne venteliste og listen over ledige lodder føres ajour.
Venteliste for skure
Optagelse på ventelisten for skure: Medlemmer, der ønskes optaget på ventelisten for skur, skal møde op i kontortiden. Der skal udfyldes en blanket med dato, navn, adresse, telefon, mail, nummer på nuværende skur, ønsker om nyt skur, samt underskrift af medlem og et bestyrelsesmedlem.
Ønsket føres ind på ventelisten for skure og blanketten sættes ind i plastlommen i den RØDE MAPPE.
Behandling af ønsker: Ved haveårets start behandles medlemmernes ønsker på ventelisten for skure. Medlemmernes ønsker behandles efter rækkefølgen på ventelisten. Ønsker der matcher med listen over ledige skure fordeles først. Det er en forudsætning, at det afleverede skur er rimeligt vedligeholdt.
Efter fordeling af ønsker ajourføres ventelisten for skure og listen med ledige skure.
Den ajourførte venteliste sættes ind i plastmappen i den RØDE MAPPE og en kopi sendes til formanden.
Ekstern venteliste
Optagelse på den eksterne venteliste: På den første søndag i maj måned optages nye ansøgere på den eksterne venteliste i kontortiden kl. 10. Ansøgere skal ved indmeldelsen betale 300 kr. Der kan kun optages personer med en adresse i Københavns Kommune eller fra de kommuner, der grænser op til København samt Tårnby Kommune.
Der kan optages op til 35 personer på ventelisten.
Der udfyldes en indmeldelsesblanket med dato, navn, adresse, telefon, mail og med underskrift af medlemmet og et bestyrelsesmedlem. Indmeldelsesblanketten gemmes i plastmappen for den eksterne venteliste i den RØDE MAPPE.
Ventelisten føres ajour og sættes ind i den RØDE MAPPE, og kopi sendes til formand og kasserer, og hænges op i opslagstavlen og sættes ind på foreningens hjemmeside.
Behandling af den eksterne venteliste: Med udgang i den ajourførte liste over ledige lodder, indkaldes i starten af april måned medlemmer på den eksterne venteliste. Der sendes besked til det antal, der svarer til de ledige lodder. Medlemmerne skal møde op i kontortiden på den fastsatte søndag, hvor ledige lodder vil blive fordelt. Lodderne fordeles efter rækkefølgen på ventelisten. Hvis ikke alle lodder bliver fordelt, sendes besked til de næste medlemmer på ventelisten.
Medlemmer der har stået på ventelisten i over 3 år slettes. Den eksterne venteliste føres a jour. Indmeldelsesblanketten og to lejekontrakter forsynes med dato, navn, adresse, telefon, mail, nummer på haveloddet og med underskrift af medlemmet og et bestyrelsesmedlem. Bestyrelsens kopi anbringes i den SORTE MAPPE. Indmeldelsesblanketterne sendes videre til kassereren og gemmes til fordelingen af skure.
De nye medlemmer får udleveret: Velkommen til Haveforeningen, og der orienteres om afholdelse af et informationsmøde.
Fordeling af skure til nye medlemmer
Efter listen over de ledige pladser i skure og blanketterne fra indmeldelsen fordeles pladserne til de nye medlemmer. Pladserne tilstræbes fordelt i nærheden af medlemmernes lodder. Besked om fordelingen sendes til de nye medlemmer og til de medlemmer, der bliver berørt af fordelingen og nu skal dele skur med et nyt medlem. Indmeldelsesblanketterne kasseres.
Listen over de fordelte skure gemmes i plastlommen i den RØDE MAPPE og en kopi sendes til formanden.
Salg af hus
Hvis et medlem ønsker at sælge sit privatejede hus, skal værdien fastsættes af foreningens vurderingsudvalg efter de regler, der er bestemt af Kolonihaveforbundet. Vurderingsudvalget udfylder en blanket, der beskriver husets vedligeholdelses tilstand og fastsætter på den baggrund husets værdi, og aflever blanketten til medlemmet.
Hvis medlemmet ikke er tilfreds med den ansatte værdi, kan vurderingen sendes videre til en afgørelse i Kolonihaveforbundet.
Bestyrelsen har besluttet at købe de huse, der ønskes solgt, da det gør det muligt at få flere pladser i skure til nye medlemmer.
Blanketten for salg af huse udfyldes i 2 eksemplarer med medlemmets navn, dato, husets nr. og pris og underskrives af medlemmet og et bestyrelsesmedlem samt 2 uvildige vidner. Bestyrelsens kopi anbringes i mappen KØB OG SALG AF HUSE.
Dispensationer
Medlemmer, der søger om dispensation for bestemmelser beskrevet i Ordensregler for Nyttehaven Ellebakken, skal i kontortiden udfylde en blanket med begrundelse for ønsket, navn, adresse, telefon, mail, lod og skurnummer. Anmodningen behandles på nærmeste bestyrelsesmøde. Hvis dispensationen imødekommes, opbevares blanketten opbevares i plastlommen i den RØDE MAPPE i Stenhuset.
Udmeldelse af foreningen
Når et medlem melder sig ud af foreningen, skal der udfyldes en blanket med: dato, navn, adresse telefon, mailadresse, nummer på lodder og skur, og underskrives af medlemmet og en fra bestyrelsen. Endvidere kan medlemmer melde sig ud ved at sende en mail. Medlemmets og bestyrelsens lejekontrakter annulleres. Numre på ledige lodder og pladser i skure sendes til formanden og kassereren.
Blanketten og den annullerede lejekontrakt gemmes i plastiklommen i den RØDE MAPPE.
Blanketsystem
Vi anvender et system af følgende blanketter: Indmeldelse af nye medlemmer, Intern venteliste, Venteliste for skur, Vurdering af hus, Salg af hus, Opsigelse af medlemskab, Lejekontrakter, Dispensationer, Vurdering af skur, Ukrudtsvurdering, Påbud om manglende vedligeholdelse af skur, Påbud om manglende rensning af lod for ukrudt.
Blanketterne opbevares i den HVIDE MAPPE i Stenhuset, og behov for flere blanketter meddeles formanden.
Dokumentation
Medlemmerne har pligt til at give besked om ændringer i adresse, telefonnummer og mailadresser til formand og kasserer. Ved enhver ændring i medlemmernes lodder, skure og huse skal ventelisterne ajourføres. Udover ventelisterne, har kassereren en oversigt over økonomien baseret på medlemmernes lodder, og formanden har en oversigt over medlemmernes skure og huse.
Mapper
Den røde mappe: Indeholder plastlommer med medlemmernes udfyldte blanketter vedrørende lodder, skure, ventelister interne, ventelister eksterne og for skure samt kopier af medlemmernes lejekontrakter.
Den blå mappe: Indeholder blanketter med vurderinger af skures værdier og vedligeholdelses tilstand, samt blanketter med vurdering af ukrudt på medlemmernes lodder og påbud om fjernelse af ukrudt.
Den hvide mappe: Indeholder de blanketter der anvendes når medlemmer: Optages i foreningen, tildeles lodder og plads i skure, opskrives på ventelister, udfylder dispensationsønsker og lejekontrakter, misholder deres pligt til at vedligeholde skure og renholde deres lodder for ukrudt.
Den sorte mappe: Indeholder bestyrelsens kopier af lejekontrakter
Mappen for køb og salg af huse: Indeholder kopi af vurderingsrapporten og salgsdokumentet.
Justeret den 20.02.2022
Finn og Luna