bestyrelsesmøde juni 2020

Referat af bestyrelsesmøde i N/F Ellebakken, 3. juni 2020, kl. 17.

Tilstede: Karen, Lone, Finn, Jette, Esther, Mogens (referent), Niels-David

1. Referat af bestyrelsesmøde i april. Godkendelse og opfølgning.
   Referatet blev godkendt uden bemærkninger.
   
   

2. Økonomi. a. Skal vi fortsætte med MobilPay. b. Kan og skal vi skifte til indbetaling 1 gang om året med begrundelsen, at det er et stort arbejde at rykke for indbetaling.
   Det blev besluttet, at vi fortsætter med MobilePay, trods gebyrforøgelser. Restancer er meget tidskrævende: For at lette administration af betalinger, vil vi overgå til indbetaling fra medlemmerne én gang om året i stedet for to. Der orienteres herom på Generalforsamlingen. Regnskabet blev gennemgået. Det balancerer og der står ca. 43.000 i skurfonden til medlemmernes vedligeholdsarbejde.
   
   

3. Nyt fra Kolonihaveforbundet. Herunder toiletåbning.
   Intet nyt ud over en opfordring til haveforeningerne, om at afholde generalforsamlinger i september. Punktet om toiletåbning blev glemt, mens alle bestyrelsesmedlemmer var til stede, men det bliver åbnet snarest.
   
   

4. Medlemssager. 
   Intet til referat

1. Hjemmeside og facebookside. 
   Hjemmeside er opdateret med referater og ny venteliste. Vi besluttede, at vi fremover skal have en synlig beskrivelse af opskrivningsmåden på hjemmesiden: ”Søndag den 2. maj 2021, kl. 10.00 er der opskrivning på venteliste for nye medlemmer ved personligt fremmøde ved Stenhuset. Der er adgang til foreningen fra kl. 8.00. Ventelisten lukkes ved 35 opskrevne personer. Kun personer bosiddende i Københavns og Frederiksberg kommune kan komme i betragtning.”

På baggrund af erfaringer i Facebook-gruppen, opfordrer bestyrelsen til, at gruppen ikke bruges til diskussion af tvister og uenigheder. Bestyrelsen modtager og behandler alle begrundede klager, der indleveres i postkassen ved Stenhuset.

1. Erfaring fra opskrivning på venteliste. Skal vi tillade fuldmagter ved indskrivning?
   Der tillades ikke fuldmagter ved opskrivning.
   
   

2. Om at være medlejer eller ej, med baggrund i flere sager. 
   Begrebet ”medlejer” findes ikke i foreningens vedtægter eller praksis. Henvendelse med forespørgsel om medlemskab besvares med beskrivelse af foreningens normale praksis for opskrivning på venteliste.
   
   

3. Forslag om, at bestyrelsen sørger for at bygge et par skure? 
   Bestyrelse konstaterede, at der ikke er grundlag for at nybygge skure. Bestyrelsen har modtaget et tilbud om totalrenovering af skur, men tilbuddet vurderes som for dyrt i forhold til tilsvarende renoveringer, set i N/F Skovmosen. De tre af vores skure, der er i dårligst stand må derfor renoveres fra bunden ved indkøb af standardsæt fra fx XL-byg, set til omkring 8.000. Denne renoveringsmetode blev besluttet som en undtagelse fra praksis om at vedligeholdelse skal respektere den historiske byggemetode. Maling og tagdække skal dog overholde de normale krav, så helhedsindtrykket bevares. Skurudvalget, bestående af Niels-David, Mogens, Finn og Birgitte Povlsen skal snarest muligt træde sammen og planlægge fælles renoveringer og lave en gennemgang af medlemmernes skure med afsæt i udkast til retningslinjer, inspektionsskema og prioriteringsnøgle, fremsendt til bestyrelsen fra Finn og Mogens op til mødet.
   
   

4. Afvikling af arbejdsdage. Hvordan går det?
   Folk får stille og roligt arbejdet sig gennem opgaverne; men nogle opgaver er mere sammensatte og tager tid.
   
   

5.  Tilbud om fældning af træ.
   Tilbuddet blev vurderet som for dyrt, og der er ikke noget oplagt behov for fældning alligevel.

1.  Generalforsamling i august eller september? Skal der indhentes forslag på ny, og kan bestyrelsen komme med forslag??
   Der indkaldes til generalforsamling i september på normal vis, herunder selvfølgelig mulighed for at bestyrelse og medlemmer på ny kan komme med forslag.
   
   

2.  Sct. Hans bål og sommerfest??
   Der vil være Sct. Hansbål tirsdag den 23. juni. Bålet tændes kl 20.30. Der vil ikke være servering af kage og kaffe og vi må stå med afstand. Tag selv evt fornødenheder med.

Sommerfesten er aflyst.

1. Modulpinde/skelpinde ved lodderne.
   Niels-David går måler op, hvor der hersker tvivl og sætter nye pinde, hvor de mangler. HUSK at lade skelpæle og havenumre stå.
   
   

2. Forslag om at fjerne hundeansøgning. Se ordensregler par. 11
   Det blev besluttet at mindske administration ved ikke længere at kræve årlige hundeansøgninger.
   
   

3.  Ansøgning til Realdania.
   Bestyrelsen er åben for at et af vore medlemmer giver et overslag over materiale – og timeforbrug til brug for den endelige ansøgning til Realdania om renovering af de historiske skolestuer. Udfyldelse af ansøgningspapirerne er der andre medlemmer, der tager sig af.
   
   

4. Fordeling af kontorvagter i juni og august. 

Kontorvagter i juni og august blev fordelt. Husk kontortid søndage kl 11-12. I juli måned er kontoret lukket.

1. Næste møde.
   Næste bestyrelsesmøde er søndag den 16. august kl 12.
   
   

2. Evt.
   Niels-David køber gas til skolestuerne.

Referent Mogens Sørensen