bestyrelsesmøde november 2020
Referat fra bestyrelsesmøde den 8.november 2020
Til stede ved bestyrelsesmødet var Lone Bang, Merle Detert, Ester Jensen, Finn Myken, Karen B. Andersen, Luna S. Høj og Jette Linke. Niels David var fraværende.
Referent: Luna Sofie Høj
Referat af bestyrelsesmøde i september: Referatet blev godkendt og underskrevet.
Økonomi: Saldobalancen og regnskab for perioden 01.01.20-31.10.20 blev gennemgået og godkendt.
Nyt fra Kolonihaveforbundet: Intet nyt, som berører NF Ellebakken.
Medlemssager:
Der er to medlemmer, som ønsker at opføre drivhuse. De fremsendte tegninger overholder afstandskravene ifølge vedtægterne og begge sager blev dermed godkendt.
Et medlem søger om dispensation til at beholde et havelod– det blev godkendt.
Finn sender en liste rundt til bestyrelsen med de medlemmer, som har sagt op i 2020.
Hjemmeside og facebookside: Der var ingen bemærkninger fra administratorerne. Det besluttes, at punktet fremover ikke vil fremgå af dagsordenen eftersom bestyrelsen ikke administrer hverken hjemmesiden eller facebooksiden. Opstår der punkter, som skal drøftes, bringes de under punktet ”medlemssager”.
Endelig fordeling af arbejdsopgaver: Det besluttes, at Merle fremover bliver en del af skurudvalget og Luna skriver referat til bestyrelsesmøderne.
Status fra ukrudtsudvalget: 38 medlemmer har modtaget bemærkninger i 2020. Det aftales, at ukrudtsudvalget fremover sender oversigten til hele bestyrelsen, og ikke kun til formanden og kassereren, som det er gjort hidtil.
Status fra skurudvalget: Der er udarbejdet et vurderingsskema, som skal gøre det nemmere og mere ens, hvordan skurene vurderes. Skurudvalget har vurderet alle skurerne, hvilket har resulteret i:
At der er 3 ødelagte skure, hvoraf de 2 er revet ned pr. dags dato
At der er 6 skure, der er i dårlig stand
At der er 20 skure, som er forsømte
At 58 skure er i fin stand
Skure med vandproblemer skal hæves, men det kræver flere hænder at løfte opgaven og derfor er det ikke blevet gjort endnu. Opgaven udskydes til næste havesæson.
Opførelsen af de nye skure udsættes, da de først kan leveres midt november og vejret på det tidspunkt er for ustabilt. Der er forslag om at få tømrerlærlinge fra Teknisk Skole til at hjælpe med at bygge skurene fremfor at købe dem i Silvan eller Bauhaus. Det aftales, at Karen går i dialog med Teknisk Skole i København og hører om de vil have opgaven og hvor lang tid de skal bruge på den.
Der er et skur, hvor der er fundet asbest i. Det skur må der ikke være medlemmer i. Omtalte væg/vægge bliver forsejlet og kan muligvis bruges til bi-udstyr i forbindelse med fremtidige bistader.
Om havegangene/stierne - skal der være stier?: Det drøftes, hvorvidt de mindre stier mellem haveloderne skal beholdes. Vi udsætter punktet.
Om Realdania – om deres projekt ”underværker”: Luna er kommet med forslag om, at foreningen til foråret kan søge Realdanias ildsjælepulje Underværker til reparation af skolestuerne. Det aftales, at Jette får et tilbud fra en eller flere håndværkere, at Luna melder tilbage når der kommer en ny ansøgningsfrist, og at en lille gruppe kan sætte sig sammen og kigge på fremtidigt ansøgningsmateriale når bestyrelsen kender ansøgningsfristen.
Kontortider – forslag om at nøjes med kontortid i april og maj: Der er færre medlemmer, som henvender sig på kontoret da mange kontakter bestyrelsen via mail. I foråret er der større behov for flere kontortider pga. nye medlemmer end i efteråret. Det besluttes, at der fortsat er kontortider hver søndag fra april-juni kl. 10-12, at kontoret holder lukket i juli, og at der kun er kontortid den første søndag i månederne august-oktober kl. 11-12.
Fastsætte 1. bestyrelsesmøde i det nye år: Bestyrelsen mødes d. 21. februar 2021, hvor alle papirerne vedr. generalforsamling gennemgås og tilpasses.
Fastsætte dato for generalforsamling i det nye år: Generalforsamlingen afholdes d. 21. marts 2021. Forslag til generalforsamlingen skal sendes til bestyrelsen senest d. 19.02.21.
Evt.
Haven åbner igen d. 28. marts 2021
Luna og Merle gennemgår Finns opdaterede beskrivelse til bestyrelsesarbejdet (ABC’en), som efterfølgende tilpasses og sendes rundt til resten af bestyrelsen.
Karen laver et udkast til, hvordan medlemmer fremover kan skrive forslag til generalforsamlingen, så det er tydeligt, hvad der skal drøftes og hvad der er til beslutning.